Sie möchten Ihre Geschäfts-Emails auch von Ihrem privaten Rechner aus lesen - Vorsicht!

Liebe Leserin,

lieber Leser,

Outlook ist ein so genannter Email-Client, das heißt der Client lässt sich die Mails vom Email-Server übergeben.

Von der Grundeinstellung her gibt Outlook dem Server Bescheid, dass es die Mail empfangen hat, daraufhin wird die Mail auf dem Server gelöscht (Protokolle pop und smtp).

Wenn Sie am nächsten Tag vom Büro aus Ihr Mailkonto abfragen, bekommen Sie die Mail, die Sie mit Ihrem privaten Rechner abgerufen haben, nicht mehr angezeigt - Ihr "privates" Outlook hat ja dem Server mitgeteilt, dass es die Mail empfangen hat.

Um das Ganze zu ändern müssen Sie Ihrem Outlook erklären, dass es eine Kopie der empfangenen Mail auf dem Server belassen soll. Hierzu

• wählen Sie den Backstagebereich (orangefarbener Menüpunkt Datei)
• wählen Sie Kontoeinstellungen
• aktivieren Sie das Konto, das Sie ändern möchten
• klicken Sie auf ändern
• klicken Sie auf weitere Einstellungen
• klicken Sie auf erweitert

Hier finden Sie - standardmäßig deaktiviert - das Auswahlfeld Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen.

Und dadurch macht Ihr Outlook somit genau das Gegenteil - es lässt keine Kopie auf dem Server.

Aktivieren Sie das Auswahlfeld und dieser Teil des Problems ist gelöst.

Sie möchten sicherstellen, dass auf beiden Computern alle Mails empfangen werden, dann müssten Sie diese Einstellung auch auf Ihrem Geschäftscomputer vornehmen, sonst würde dieser das Verhalten des Servers steuern und an den Tagen, an denen Sie diesen Rechner zuerst aktivieren, verhindern, dass der andere Rechner die Post auch empfängt.

Unterliegen Sie nicht vorschnell der Idee, diese Einstellung auf beiden Rechnern vorzunehmen, sonst haben Sie keinen Rechner, der das Postfach leert (die Kopie bleibt ja auf dem Server) und irgendwann bekommen Sie einen "Überlauf" und können keine weiteren Mails mehr empfangen.

Dieses Problem lässt sich mit einer entsprechenden Strategie lösen:

1. aktivieren Sie das Auswahlfeld Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen und
2. aktivieren Sie das Auswahlfeld vom Server nach n Tagen entfernen (mit n nehmen Sie die Anzahl von Tagen, innerhalb der Sie mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit beide Rechner online hatten - z. B. 30 Tage, damit die Urlaubssaison auch mit abgedeckt ist

Adalbert Jablonski

Die Einführung von Office 2010 im "gemischten Betrieb" bringt immense Nachteile

Liebe Leserin,

lieber Leser,

das erweiterte Speicherformat der Office-Software (aus der 3-stelligen Extension xls, doc, ppt wird eine 4-stellige xlsx, docx, pptx) ist nicht eine bloße Namensveränderung, sondern hängt gleichzeitig mit einen veränderten Speicheralgorithmus zusammen.

Dieser veränderte Algorithmus sorgt dafür, dass Office 2010 zwar alle vorherigen Versionen öffnen kann, aber verhindert, dass die ältere Version eine neuere Datei öffnet.

Natürlich können Sie bei jedem Speichern explizit über den Menüpunkt

Datei - Speichern unter - Dateityp "Word 97-2003-Dokument(*.doc)

im Kompatibilitätsmodus abspeichern.

Wenn zu Ihrem täglichen Geschäft auch das permanente Zusammenarbeiten mit  der älteren Version gehört, sollten Sie vielleicht darüber nachdenken, Ihrem Office klar zu machen, standardmäßig mit dem älteren Algorithmus und somit dem für die ältere Version lesbaren Format zu speichern.

Hierzu müssen Sie dann in den Backstagebereich gehen.

http://www.jaycon.de/index.php?option=com_content&view=article&id=119:backstagebereich&catid=48:praxistipps&Itemid=110



Adalbert Jablonski